Informativa sul trattamento dei dati personali

La presente informativa è resa, ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 («GDPR») e del D.Lgs. 196/2003 («Codice Privacy»), a tutti i soggetti che interagiscono con il servizio Eativia: in particolare, ai ristoratori che si registrano alla piattaforma, ai loro collaboratori, ai richiedenti demo e ai visitatori dei menu digitali pubblici (clienti finali dei ristoratori).

1. Titolare del trattamento

Titolare del trattamento è Marco Carletti(ditta individuale in regime forfettario), con sede in Via della Liberazione 25, 65032 Atri (TE), P.IVA 02191610670, non iscritto al REA, di seguito «Eativia».

• Email: support@eativia.com
• Responsabile della Protezione dei Dati (DPO): non designato — designazione non obbligatoria ai sensi dell'art. 37 GDPR per l'attuale dimensione del trattamento.

2. Categorie di dati trattati

2.1 Ristoratori e collaboratori (utenti registrati)

• Dati anagrafici e di contatto: nome, cognome, indirizzo email, numero di telefono.
• Credenziali di accesso: hash della password (algoritmo bcrypt, cost 12); per gli accessi tramite Google OAuth, identificativo dell'account Google e foto profilo.
• Dati relativi all'attività di ristorazione: ragione sociale, ubicazione, descrizione, immagini caricate, contenuti del menu.
• Dati di pagamento e fatturazione: gestiti integralmente da Stripe Payments Europe Ltd.; Eativia conserva soltanto identificatori tecnici (Stripe customer ID, subscription ID) e lo stato dell'abbonamento.
• Log di consenso: data, versione del documento accettato, hash dell'indirizzo IP e user-agent al momento dell'accettazione (cfr. art. 7, par. 1, GDPR).

2.2 Richiedenti demo (utenti non ancora registrati)

Tramite il modulo di richiesta demo raccogliamo: nome, email, telefono, ragione sociale e ubicazione del ristorante, fonte di riferimento. Il consenso al trattamento e l'eventuale opt-in marketing vengono registrati con le stesse modalità del punto precedente.

2.3 Visitatori del menu pubblico (clienti finali del ristoratore)

• Identificativo di sessione anonimo (UUID v4) generato lato client e memorizzato in sessionStorage solo previo consenso tramite cookie banner.
• Tipo di dispositivo (mobile/tablet/desktop), sorgente di traffico (QR code o link web), referrer della pagina di provenienza.
• Eventi di interazione con il menu: visualizzazioni di categorie, prodotti e offerte, ricerche, aggiunte al carrello virtuale.
• Dati di feedback (facoltativi): valutazione 1-5 stelle ed eventuale messaggio testuale (max. 1.000 caratteri). Non sono richiesti email, telefono o nome. Insieme al feedback viene conservato l'hashSHA-256 dell'IP per finalità anti-spam.

Eativia nonmemorizza l'indirizzo IP in chiaro, non utilizza cookie pubblicitari né tecniche difingerprinting, e non condivide i dati dei visitatori con piattaforme di profilazione di terze parti.

2.4 Ospiti che prenotano un tavolo (clienti finali del ristoratore)

Quando un ristoratore attiva le prenotazioni online, chi prenota lascia nome, email, eventuale numero di telefono, data, ora e numero di persone, occasione e richieste particolari. La piattaforma conserva inoltre lo storico delle prenotazioni presso quel ristorante e la traccia delle scelte privacy dell'ospite (data, versione dell'informativa, hashdell'IP e user-agent).

Per questi dati il titolare del trattamento è il ristoratore; Eativia li tratta esclusivamente per suo conto, in qualità di responsabile ex art. 28 GDPR, alle condizioni dell'Accordo per il trattamento dei dati (DPA). L'informativa completa, a nome del ristorante, è pubblicata nella pagina di prenotazione di ciascun locale ed è mostrata all'ospite prima dell'invio della richiesta.

• Eativia non utilizza i dati degli ospiti per finalità proprie e non invia loro comunicazioni promozionali.
• Il ristoratore può inviare offerte e novità solo agli ospiti che hanno prestato un consenso specifico e facoltativo, mai preselezionato e distinto dalla prenotazione; l'ospite può revocarlo in ogni momento dal link presente nella email di conferma o rivolgendosi al ristorante.
• Allergie e intolleranze sono trattate solo se l'ospite sceglie di comunicarle, al solo fine di preparare il servizio.
• Per esercitare i propri diritti l'ospite si rivolge al ristorante; le richieste ricevute da Eativia vengono inoltrate al ristoratore competente.

2.5 Interazioni con l'Assistente AI

I ristoratori e collaboratori autenticati possono utilizzare l'Assistente AI per la redazione, ottimizzazione e importazione dei menu. In tale ambito vengono trattati:

• Messaggi e istruzioni di testo inseriti nella chat dell'assistente, unitamente al contesto del menu del ristorante (voci, descrizioni, prezzi, categorie, allergeni) e a metriche di performance aggregate. Nessun dato identificativo dei clienti finali del ristorante viene inviato ai modelli di intelligenza artificiale.
• Messaggi vocali (dettatura): l'audio registrato viene elaborato in streaming esclusivamente nella memoria volatile (RAM) del server per la trascrizione in testo e scartato immediatamente. Nessuna registrazione audio viene conservata su disco né memorizzata nel database.
• Documenti o immagini del menu allegati per l'importazione: elaborati unicamente per estrarre la bozza del menu.

3. Finalità e basi giuridiche

4. Modalità del trattamento e tempi di conservazione

• Account ristoratore:per tutta la durata del contratto e successivamente per 10 anni, ai sensi dell'art. 2220 c.c. (obblighi contabili).
• Richieste demo non convertite: 24 mesi dalla ricezione, salvo conversione in account.
• Eventi analytics grezzi: 30 giorni; successiva aggregazione anonima a tempo indeterminato.
• Feedback dei clienti:conservati per la durata dell'abbonamento del ristoratore, eliminati entro 30 giorni dalla cessazione.
• Dati degli ospiti che prenotano:per il periodo impostato dal ristoratore titolare (predefinito: 24 mesi dall'ultima attività dell'ospite), trascorso il quale la scheda viene anonimizzata automaticamente; prima, su richiesta di cancellazione dell'ospite. Il registro dei consensi dell'ospite è conservato senza recapiti.
• Log di consenso: 10 anni, ai sensi del principio di accountability (art. 5, par. 2 e art. 7, par. 1 GDPR).
• Token di registrazione, reset password, verifica email: eliminati al primo utilizzo o entro 24-72 ore dalla scadenza.
• Conversazioni e cronologia Assistente AI: le conversazioni inattive da più di 90 giorni vengono eliminate automaticamente e permanentemente unitamente ai relativi messaggi, proposte di modifica (changeset) e immagini temporanee orfane.

5. Destinatari e responsabili esterni del trattamento

I dati vengono comunicati ai seguenti fornitori, ciascuno designato come responsabile del trattamento ex art. 28 GDPR sulla base di accordi DPA pubblicati dai rispettivi titolari:

• Supabase, Inc. (sede legale: USA) — hosting database PostgreSQL, storage di file e RPC. I dati sono conservati nella regione eu-central-1 (Francoforte); poiché il fornitore è soggetto alla giurisdizione statunitense, eventuali accessi remoti dal personale di Supabase sono coperti dalle Standard Contractual Clauses approvate dalla Commissione UE.
• Stripe Payments Europe, Ltd. (Irlanda) — gestione abbonamenti e pagamenti. Politica privacy: stripe.com/it/privacy.
• Vercel, Inc. (USA) — hosting front-end e funzioni serverless; SCC come sopra.
• Google Ireland, Ltd. / Google LLC(Irlanda / USA) — autenticazione OAuth e fornitura di modelli di intelligenza artificiale multimodali (Gemini) per l'assistente e l'importazione menu. I dati aziendali inviati via API sono esclusi dall'addestramento dei modelli.
• OpenAI Ireland Ltd. / OpenAI, LLC(Irlanda / USA) — fornitura di modelli linguistici di intelligenza artificiale e servizi di trascrizione vocale per l'Assistente AI. I dati dei prompt e l'audio in streaming vengono elaborati esclusivamente per generare la risposta in tempo reale e non vengono utilizzati dal fornitore per l'addestramento dei propri modelli. Trasferimenti verso gli USA coperti da Standard Contractual Clauses e Data Privacy Framework UE-USA. Politica privacy: openai.com/privacy.
• Groq, Inc.(USA) — inferenza ad alte prestazioni per modelli linguistici e trascrizione vocale per l'Assistente AI. I dati transitano tramite connessione cifrata esclusivamente per l'elaborazione della richiesta e non sono soggetti ad addestramento dei modelli. Trasferimenti coperti da SCC e Data Privacy Framework UE-USA. Politica privacy: groq.com/privacy-policy.
• Resend, Inc. (USA) — invio di email transazionali (verifica email, recupero password, inviti collaboratori, notifiche di sistema). Trasferimento extra-UE coperto da Standard Contractual Clauses. Politica privacy: resend.com/legal/privacy-policy.

Lo stesso fornitore Resend, Inc. è utilizzato anche per l'invio di eventuali comunicazioni commerciali, limitatamente agli utenti che hanno prestato consenso opt-in al momento della registrazione o tramite preferenze account.

6. Trasferimenti extra-UE

Alcuni dei fornitori indicati hanno sede o infrastruttura negli Stati Uniti. I trasferimenti sono coperti dalle Standard Contractual Clauses (decisione di esecuzione UE 2021/914) e, ove applicabili, dal EU-US Data Privacy Framework. Misure supplementari: cifratura in transito (TLS 1.2+) e a riposo, minimizzazione dei dati, hashing degli identificatori sensibili.

7. Diritti dell'interessato

L'interessato può, in ogni momento, esercitare i diritti previsti dagli articoli 15-22 del GDPR: accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione e revoca del consenso. Le richieste vanno inviate a support@eativia.com e saranno evase entro 30 giorni. La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento svolto fino a quel momento.

8. Reclamo all'Autorità di controllo

È sempre possibile proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) o all'autorità dello Stato membro UE di residenza abituale, del luogo di lavoro o del luogo della presunta violazione.

9. Modifiche

La presente informativa può essere aggiornata. Le modifiche sostanziali saranno notificate via email agli utenti registrati; per i visitatori del menu pubblico, in caso di modifica della Cookie Policy verrà ripresentato il banner per acquisire un nuovo consenso. La versione corrente del documento è 1.2.0.